[Hướng dẫn] Quản lý thời gian dành cho Luật sư

Quản lý thời gian là một trong những kĩ năng quan trọng mà các Nhà quản lý bắt buộc phải thành thạo. Ma trận quản lý thời gian của Stephen Covey (Stephen Covey time management matrix) [Sau đây gọi tắt là Ma trận] là một trong những phương pháp hữu hiệu nhất để giải quyết vấn đề này. Đây cũng là một trong những kĩ năng mà tôi đã phải học rất nhanh khi còn làm General Counsel ở doanh nghiệp. Hi vọng các bạn sẽ tìm thấy những điều hữu ích.

Bài viết này sẽ gồm 3 nội dụng: (i) Hiểu về Ma trận, (ii) Sử dụng Ma trận trong việc quản lý thời gian của bạn, và (iii) Kết hợp với Google calendar.

Hiểu về Ma trận

Ma trận quản lý thời gian được lập dựa trên hai [02] tiêu chí: (i) Mức độ quan trọng của công việc, và (ii) Tính chất khẩn cấp của công việc. Như vậy, các công việc mà bạn phải hoàn thành có gấp hay không, việc này là quan trọng hay thứ yếu. Trả lời cho các câu hỏi này, bạn sẽ được một ma trận gồm 4 kết quả.

Ô thứ nhất [Nhóm 1]: Việc QUAN TRỌNG & GẤP

Ô thứ hai [Nhóm 2]: Việc QUAN TRỌNG nhưng KHÔNG GẤP

Ô thứ ba [Nhóm 3]: Việc KHÔNG QUAN TRỌNG nhưng GẤP

Ô thứ tư [Nhóm 4]: Việc KHÔNG QUAN TRỌNG & KHÔNG GẤP

Sử dụng Ma trận

Khi bạn đã phân loại được việc ra thành 4 nhóm như trên, gần như bạn biết phải xác lập thứ tự ưu tiên cho các công việc như thế nào rồi.

Nhóm 1 là những việc kiểu như: Công ty bị một sự cố nghiêm trọng, ví dụ khủng hoảng truyền thông. Sự cố này lớn đến mức nếu không có ứng phó và/hoặc đối sách kịp thời, uy tín công ty bị tổn hại nghiêm trọng. Nó phải được đặt ở vị trí đầu tiên, bạn phải dành mọi nguồn lực để hoàn thành nó.

Nhóm 2 là những việc liên quan đến những thứ mang tính dài hạn [long term strategy]. Giả sử bạn cần phải học tiếng Trung và bạn phải sử dụng thành thạo trong vòng 18 tháng vì công ty có nhiều đối tác Trung Quốc. Việc thực hành tiếng Trung hàng ngày là quan trọng. Nhưng nếu đặt việc học bài tiếng Trung với việc xử lý khủng hoảng công ty, thì nhóm 1 phải được ưu tiên hơn.

Nhóm 3 là những công việc mà nó không giúp ích nhiều cho các kế hoạch của bạn nhưng bạn khó mà bỏ qua. Nó thường là những công việc mang tính hỗ trợ cho các bộ phận khác trong doanh nghiệp và kết quả của bạn sẽ là đầu vào của những người khác.

Nhóm 4 là những việc kiểu như bù khú nhậu nhẹt, lướt facebook thả thính. Như tên gọi của nhóm này, bạn cũng thấy tính chất rồi.

Điểm cốt lõi là LÀM THẾ NÀO ĐỂ SỬ DỤNG Ma trận?

Thật ra, nếu muốn trở thành người quản lý thời gian hiệu quả, đừng nên tập trung cho nhóm 1. Bạn sẽ phản biện “Ơ, việc vừa quan trọng vừa gấp gáp mà không quan tâm là thế nào”. Xin bạn bình tĩnh và theo dõi câu chuyện sau:

Có một lần tay Trưởng bộ phận mua hàng trong Công ty cự nhau với tôi. Số là tôi vừa bác và trả lại cho bạn nhân viên bộ phận mua hàng một cái Hợp đồng mua nguyên liệu, vì tôi cho rằng nó cần phải được coi lại vài điểm. Tay này mang hợp đồng sang bàn làm việc của tôi và bảo “Một là ông phe duyệt cái hợp đồng này, Hai là ông phải chịu trách nhiệm cho mọi tổn thất của công ty. Lí do là nguyên liệu trong kho chỉ đủ để sản xuất trong 1 tuần thôi”.

Quả là một vụ gay cấn. Tuy vậy tôi vẫn không duyệt và mang vụ việc này lên CEO. Kết quả là CEO quyết định sẽ vẫn kí hợp đồng mua hàng nhưng ông kết luận như sau: “Ông làm gì mà để kho gần cạn nguyên liệu mới cuống cuồng đi mua? Cho nên cái anh cần phải làm là tăng cường khả năng xây dựng các kế hoạch, chứ không phải là đi push luật sư của Công ty”.

Nói như thế để thấy, nếu bạn để việc luôn ở trạng thái QUAN TRỌNG & GẤP thì có nghĩa bạn thuộc tuýp người “việc đến chân mới nhảy”. Điều đó sẽ làm bạn rất vất vả và khi xử lý công việc dưới áp lực về thời gian, chất lượng công việc khó mà tối ưu được. Hãy cố gắng làm sao đó tỷ trọng của nhóm 1 trong số các việc của bạn chỉ nằm đâu đó khoảng 20%. Nhưng muốn làm được điều này, bạn phải LUÔN dành ưu tiên cho nhóm 2. NGHỆ THUẬT là ở chỗ đó. Nếu bạn luôn dành thời gian để làm những việc quan trọng (từng ngày một, từng chút một), thì làm sao mà còn yếu tố GẤP nữa. Cái “bẫy” dẫn đến việc mọi người không dành thời gian cho nhóm 2 chính là vì yếu tố KHÔNG GẤP. Vì nó không gấp, bạn thường hay tặc lưỡi “thôi, để mai làm”. Chính vì đó, dần dần nó không còn nhiều thời gian. Và việc chuyển hóa từ nhóm 2 sang nhóm 1 là QUAN TRỌNG & GẤP.

Cách hành xử với nhóm 3 đó là hãy làm nhanh chóng nhất có thể, đừng nên tốn quá nhiều thời gian cho loại việc này. Nói thế không có nghĩa là làm bôi bác nhé.

Nhóm 4 nên cố gắng hạn chế hoặc nếu có thể nên loại bỏ, vì nó làm bạn mất thời gian mà chả bổ béo gì cho việc phát triển bản thân. Tuy nhiên, nhìn từ trải nghiệm bản thân, tôi cho rằng khi còn trẻ cũng nên nuông chiều bản thân một chút. Lâu lâu cũng phải cày phim xuyên đêm, thả thính, like dạo facebook. Nên đẹp nhất là giới hạn các việc của nhóm 4 trong khoảng 10% - 15% trong quĩ thời gian của bạn là đẹp nhất.

Bài dài rồi, có thời gian, tôi lại viết thêm về cách Kiểm soát & Theo dõi việc thực hiện Ma trận và cách tích hợp Ma trận với Google calendar. Chúc bạn tìm thấy những điều thú vị nhé.